ARTIKEL MOTIVASI TIPS DAN TRICK,
Menulis Proposal yang baik
Posted by ozenk potgieter
Ini adalah bentuk laporan yang juga harus membujuk (mungkin pelanggan atau kolega). Sebuah proposal yang memadai dalam beberapa detail kecil dibandingkan dengan satu dari pesaing (dan sangat sering proposal Anda berada dalam persaingan) dengan mudah dapat ditempatkan kedua. Proposal Anda mungkin dinilai kurang mengesankan atau sesuai dengan hanya kumis tapi Anda masih keluar. Jadi kualitas proposal tertulis sangat penting. Dalam situasi seperti itu biasanya tidak ada hadiah kedua.
Proposal dapat bervariasi. Kadang-kadang kesepakatan datang setelah mengirimkan hanya satu atau dua halaman teks melalui e-mail (seperti yang menulis buku ini datang untuk memikirkan itu; maaf, saya ngelantur). Hal-hal lain mungkin perlu dokumentasi substansial sebagai bagian dari proses mendapatkan kesepakatan. Proses semacam itu mungkin lama, mahal dan multi bertahap dengan proposal memainkan bagian yang berurutan. Dengan kata lain orang dapat mengatakan tidak pada proposal yang buruk dan memutuskan untuk tidak melanjutkan untuk menyelesaikan proses. Karena ini keras, tapi benar, apa pun jenis proposal yang diperlukan, harus dilakukan dengan benar. Pertama, mari kita mendefinisikan istilah.
Kutipan versus proposalPerlu menjadi jelas tentang apa sebenarnya yang dimaksud dengan 'proposal' dua kata dan 'kutipan'. Meskipun mereka kadang-kadang digunakan dengan cara yang tampak serupa, dalam hal penjualan mereka masing-masing mengimplikasikan sesuatu yang sangat berbeda.
Proposal harus menjelaskan dan membenarkan apa yang mereka sarankan. Mereka biasanya membuat rekomendasi, mereka tentu harus berasumsi bahwa tugas mereka adalah untuk membujuk. Di sisi lain, kutipan biasanya dokumen lebih sederhana. Mereka berangkat pilihan biasanya diminta tertentu. Mereka mengatakan sesuatu yang tersedia dan berapa biayanya. Mereka menganggap, benar atau salah, bahwa pekerjaan dilakukan penjualan dan persuasi yang tidak perlu. Ini mungkin benar, terutama dalam situasi yang dikenal. Tapi kutipan harus memiliki lebih banyak, kadang-kadang jauh lebih, dari usulan tentang mereka. Berikut review yang bersangkutan dengan proposal yang lebih kompleks, meskipun prinsip-prinsip yang bersangkutan mungkin juga bertindak untuk daging sapi sampai setiap kutipan yang Anda gunakan dan mungkin berguna untuk tugas-tugas menulis lainnya juga.
Pilihan formatAda dua pendekatan utama untuk keseluruhan format proposal. Kadang-kadang surat, meskipun mungkin satu agak panjang, sepenuhnya tepat. Memang, kadang-kadang melakukan lebih dari ini bisa melebih-lebihkan kasus dan menempatkan penerima off. Hal ini dilihat sebagai lebih dari rekayasa. Atau, apa yang diperlukan jauh lebih seperti laporan, meskipun satu dengan membungkuk persuasif.
Catatan: bentuk yang lebih lanjut adalah dokumen diskusi dokumen untuk tahap sebelum proposal sesuai. Klasik ini menetapkan tempat untuk pertemuan, berurusan dengan latar belakang dan mendefinisikan daerah dan ide-ide yang akan dibahas pada pertemuan. Seperti semua dokumentasi seperti persis bagaimana hal itu ditulis sangat penting untuk keberhasilannya. Sebuah proposal berikutnya, tergantung pada dokumen diskusi yang dilihat sebagai yang baik, demikian perpanjangan ini ketika keduanya terlibat. Mari kita mempertimbangkan bentuk utama pada gilirannya, dan kapan dan mengapa masing-masing mungkin tepat.
Surat proposalIni hanya apa namanya. Ini dimulai dengan lembaran pertama kali diatur seperti sebuah surat, yang dimulai dengan, 'Dear ...'. Ini mungkin beberapa halaman, dengan sejumlah subpos, tetapi pada dasarnya kurang formal daripada gaya proposal laporan. Gaya ini adalah tepat ketika:
_ Proposal yang lebih rinci tidak diperlukan, karena akan ada konten yang tidak memadai, atau formalitas atas;_ Tujuan (atau permintaan) hanya untuk meringkas diskusi yang telah terjadi;_ Tidak ada isu yang beredar (yang belum terpecahkan pada pertemuan sebelumnya, misalnya);_ Tidak ada ancaman persaingan.
Mana ini, atau beberapa dari mereka, tidak berlaku, pendekatan lain yang lebih aman atau diperlukan.
Proposal formalIni adalah gaya laporan dokumen, biasanya dicetak dan terikat dalam beberapa cara dan dengan demikian lebih rumit dan formal (warna dan ilustrasi juga mungkin terlibat). Hal ini sesuai jika:_ Rekomendasi yang kompleks;_ Apa yang dijual (atau meminta) yang tinggi dalam biaya (atau, sama pentingnya, akan terlihat sebagai begitu);_ Ada lebih dari satu pengambil keputusan, komite, yang direkomendasikan dan pembuat keputusan bertindak bersama-sama, atau beberapa kombinasi lain dari orang-orang yang perlu memberikan dan dengan demikian akan melihat hal yang persis sama;_ (Terkait dengan yang sebelumnya) Anda belum bertemu dengan beberapa orang yang akan berperan dalam membuat keputusan;_ Anda tahu Anda memiliki kompetisi dan sedang dibandingkan.
Satu pertanyaan sebelum kita melanjutkan. Berapa banyak salinan dari proposal harus Anda kirim? Jawaban singkat adalah bertanya dan mengirim namun banyak diminta. Dalam banyak bisnis itu adalah umum untuk itu menjadi pengambil keputusan beberapa atau influencer. Dimana ini bahkan mencurigai hal itu adalah ganda bijaksana untuk bertanya berapa banyak salinan dari proposal akan dibutuhkan. Jika Anda telah melihat, mengatakan, dua orang dan jawabannya adalah tiga salinan, mungkin ada orang lain Anda perlu menyadari dan lebih banyak pertanyaan (atau bahkan pertemuan lain) menjadi 'urutan hari' sebelum Anda melanjutkan. Salah satu cara atau lain, Anda harus mencari tahu peran setiap orang tambahan bermain dan pastikan bahwa proposal alamat mereka serta yang lain. Dalam hubungannya dengan persuasi dan menjual, pembaca dan pandangan mereka alami harus peringkat tinggi. Apa yang mereka inginkan benar seharusnya mempengaruhi jenis proposal yang Anda kirimkan. Ajukan pertanyaan orang-orang seperti:- Bagaimana formal harus itu?- Seperti apa detail diharapkan?- Berapa lama itu? (Saya tahu kasus di mana dokumen jauh lebih lama dari yang dibutuhkan telah diserahkan karena pertanyaan ini tidak diminta.)- Berapa banyak orang akan melihatnya (seperti yang disebutkan di atas)?- Kapan mereka mau menerimanya?
Anda tidak harus mengikuti jawaban mereka sangat merendahkan diri, tetapi harus membuat penilaian dipertimbangkan. Misalnya, jika Anda berurusan dengan seseorang yang Anda kenal, mereka mungkin menyarankan untuk tidak terlalu formal. Tapi, jika Anda tahu Anda memiliki kompetisi dan mereka dalam diskusi dengan orang lain, masih mungkin membayar untuk melakukan sesuatu yang lebih formal daripada huruf a; setelah semua dokumen Anda dan orang lain akan dibandingkan berdampingan satu sama lain. Dalam perbandingan antara gaya surat dan proposal yang lebih formal, mantan cenderung terlihat lemah, terutama ketika berhubungan dengan nilai uang.
WaktuWaktu bernilai kata tertentu. Hal ini secara alami baik untuk memenuhi tenggat waktu orang, bahkan jika dalam beberapa kasus itu berarti "membakar minyak tengah malam '. Namun, ada kemungkinan bahwa orang ingin proposal Anda untuk mencerminkan pendapat Anda dipertimbangkan. Menjanjikan bahwa pada masalah yang kompleks dalam 24 jam mungkin hanya tidak kredibel. Terlalu banyak kecepatan dalam kasus seperti itu bisa meragukan kualitas dan orisinalitas. Hal ini terutama berlaku untuk apa saja yang kompleks atau kreatif; dan ketika solusi yang diposisikan sebagai yang benar-benar dipesan lebih dahulu, mereka berkisar dari akuntansi ke sistem TI. Akibatnya, kadang-kadang mungkin politik untuk menunda sesuatu, meminta waktu lebih dari yang Anda benar-benar perlu untuk meningkatkan rasa menjahit dan pertimbangan ketika tiba. Ini baik untuk memiliki waktu di tangan untuk kontinjensi juga.
Jadi, pada tahap ini, Anda tahu sesuatu tentang apa yang dibutuhkan, Anda tahu siapa yang terlibat dalam keputusan (yaitu mereka yang akan membaca apa pun yang Anda menulis) dan ketika proposal yang diinginkan. Ingat kebutuhan untuk persiapan: menambahkan dalam setiap waktu yang menyusun dokumen tersebut menuntut Anda menghabiskan dengan rekan - dalam diskusi, brainstorming, apa pun - dan menyisihkan waktu yang cukup untuk melakukan pekerjaan menulis yang baik. Setelah dokumen tersebut dikirim, maka, baik atau buruk, itu harus berdiri di atas kaki sendiri.
Tentu sekali sesuatu telah dikirim, Anda harus hidup dengan itu. Anda tidak dapat cukup telepon atau koreksi kemudian mengirim 'halaman revisi 7 untuk diselipkan oleh penerima. Dengan semua yang dalam pikiran, marilah kita sekarang giliran untuk melihat bagaimana isi harus diatur dan ditangani dengan dalam proposal.
Proposal konten dan pengaturan
Sementara format dan tentu saja isi dari proposal dapat bervariasi, divisi utama yang terbaik digambarkan sebagai:- Pengenalan (biasanya didahului oleh halaman isi);- Pernyataan kebutuhan;- Rekomendasi (atau solusi);- Daerah detail (seperti biaya, waktu, logistik, staf dan spesifikasi teknis);- Menutup pernyataan (atau ringkasan);- Tambahan informasi (kepentingan utama atau lebih rendah, dalam bentuk lampiran).
Setiap bagian mungkin perlu beberapa subpos dan panjang mereka mungkin berbeda dengan konteks, tetapi mereka membentuk cara yang nyaman untuk meninjau isu-isu kunci tentang pembangunan proposal dan dengan demikian sekarang mengomentari pada gilirannya:
Judul / isi halamanSebuah proposal dari setiap kompleksitas kebutuhan setara halaman judul buku. Ini menyatakan siapa, atau organisasi mana, itu adalah untuk, tentang apa itu dan siapa itu dari. Halaman ini juga dapat memberikan rincian kontak dari siapa pun adalah dari (yang, jika tidak di sini, tentu harus di suatu tempat dalam proposal) dan, pada proposal penjualan, beberapa orang seperti untuk fitur logo organisasi penerima, serta mereka sendiri.
Ini harus diikuti dengan lembar depan di mana isi dari proposal yang terdaftar dan yang memberikan nomor halaman. Ini mungkin membuatnya terlihat lebih menarik, dan lebih mudah untuk menavigasi baik sebagai dan setelah dibaca, jika ada subpos serta judul utama, terutama jika judul utama harus hambar, misalnya, 'Pengenalan' (istilah sering terbaik dihindari atau setidaknya ditambahkan).
Catatan: judul yang mengikuti adalah deskriptif fungsi dan peran bagian, bukan rekomendasi untuk judul Anda tentu harus menggunakan. Ini sering lebih baik sedikit hambar dan lebih deskriptif dan mudah diingat.
PengenalanIngat bahwa proposal adalah dokumen persuasif. Pembukaan harus menarik perhatian, membangun bunga dan mengarahkan ke teks utama, membuat orang ingin membaca. Sebagai pengantar harus melakukan sejumlah penting, namun tugas-tugas rutin,, di depan mereka mungkin yang terbaik untuk memulai dengan kalimat (atau lebih) yang menarik, cincin lonceng dengan pembaca dan menetapkan nada untuk dokumen.
Setelah itu ada sejumlah peran lain untuk pendahuluan.Misalnya mungkin perlu:- Membangun latar belakang;- Lihat pertemuan masa lalu dan diskusi;- Rekap keputusan dibuat untuk tanggal;- Kutipan pengalaman;- Mengakui kerangka acuan;- Daftar nama orang yang terlibat dalam diskusi dan / atau penyusunan dokumen.
Seperti semua ini adalah sebagai menarik seperti apa yang akan mengikuti (jika ya, maka Anda memiliki masalah!), Bagian ini harus berkonsentrasi pada penting dan tetap pendek. Kata akhir harus bertindak sebagai jembatan ke bagian berikutnya.
Pernyataan kebutuhan
Bagian ini harus menetapkan, dengan kejelasan total, singkat dalam hal kebutuhan: mengapa proposal sedang ditulis. Ini menggambarkan ruang lingkup persyaratan, dan mungkin bertindak untuk rekap dan mengkonfirmasi apa yang telah disepakati pada pertemuan sebelumnya tentang apa usulan akan menutupi.
Sangat mudah untuk bertanya mengapa bagian ini harus diperlukan. Tentunya seseorang yang telah meminta proposal tahu apa yang mereka inginkan? Memang mereka mungkin hanya menghabiskan banyak waktu mengatakan hal itu. Tapi pernyataan ini masih penting. Mengapa?
Yah, perannya adalah untuk membuat jelas bahwa Anda memiliki pemahaman lengkap tentang situasi. Ini menekankan identitas pandangan antara kedua belah pihak dan memberikan kredibilitas untuk saran kemudian Anda dengan membuat jelas bahwa mereka didasarkan kuat pada kebutuhan riil dan individu yang ada. Tanpa ada kemungkinan bagi seseorang untuk berasumsi bahwa Anda menyarankan apa yang terbaik (atau mungkin paling menguntungkan) untuk Anda, atau hanya membuat usulan standar.
Bagian ini juga kunci penting jika proposal tersebut akan dilihat oleh orang-orang yang tidak terlibat diskusi-diskusi asli, bagi mereka mungkin pernyataan yang jelas pertama dari gambar ini. Sekali lagi, bagian ini harus link alami ke bagian berikutnya.
0 komentar
Readers Comments
please leave a message, criticisms and comments to articles on this blog as motivation to improve my blog, to be better than this. and thank you for your visit.